Законная деятельность юридического лица, независимо от организационно-правовой формы, предусматривает подтверждение проведения каждой хозяйственной операции соответствующими документами. Последние составляют основу для бухучета. Первичные документы должны быть:
- достоверными;
- созданными параллельно проведению хозяйственной операции;
- оформленными надлежащим образом.
Согласно требованиям ФНС, создаваться первичная документация должна в том порядке, в котором проводятся финансовые, хозяйственные операции. Допущение ошибок в документах практически исключает возможность точной оценки финансовой ситуации на предприятии, не позволяет правильно определить налогооблагаемую базу.
Документы бухгалтерского учета делятся на три категории. Кроме первичной документации, составляющей основу для учета, на предприятии оформляются регистры бухучета и отчетные документы.
Регистры используются для накопления, систематизации информации, которая содержится в первичной документации, документах по счетам предприятия, бухгалтерских отчетах. Применение регистров оптимизирует работу специалистов, занятых в сфере учета.
Бухгалтерские отчеты объединяются в единую систему данных, отображающих финансовое, имущественное положение предприятия, результаты его хозяйственной деятельности. Составляется отчетность по утвержденным формам. В ее основу ложатся данные бухгалтерского учета.
Классифицируются документы и по составу. Они бывают:
- внутренними;
- исходящими;
- входящими.
Классификация по назначению также имеет место. По этому признаку выделяют:
- распорядительные документы (относительно хозяйственных операций);
- исполнительные документы (удостоверяющие факт совершения операции);
- комбинированные документы (например, приходно-расходные ордера);
- бумаги бухгалтерского оформления (ведомости, справки и т.п.).
Все бухгалтерские документы юридического лица соответствующим образом оформляются, учитываются. Рукописные должны быть заполнены такими средствами, которые гарантируют сохранность записи на протяжении длительного времени. По закону запрещено заполнять рукописные формы простым карандашом.
Что касается самих записей, они должны быть четкими, разборчивыми. Помарки и зачеркивания недопустимы. Исправления в бухгалтерские документы вносятся исключительно в установленном законом порядке.
Учет документов ведется с момента организации бухучета. Каждой форме присваивается номер-идентификатор. Правила учета должны соблюдаться на предприятии неукоснительно.
Организация хранения документов – не менее важная задача, чем их учет. Согласно действующему законодательству, бухгалтерская документация хранится от 1 года до неограниченного срока. Документы каждой категории имеют свой срок хранения. Балансы и отчетность с дополнениями, приложениями, специальными формами могут храниться от 1 года. Постоянно хранить необходимо сводные и годовые документы. Квартальные хранятся 5 лет, ежемесячные – 1 год.
Для счетов бухгалтерского учета (материальных, аналитических), документов, подтверждающих проведение ревизий, договоров с аудиторами, бухгалтерских учетных регистров, оборотных ведомостей, кредитных договоров, соглашений, большинства первичных документов, предусмотрен пятилетний срок хранения (в случае споров с налоговой – до вынесения решения суда). Дольше всего хранятся лицевые счета работников предприятия – 75 лет.
