В 2016 году отчет о среднесписочной численности работников компании или предприятия за предыдущий год следует подать не позднее 20 января. Подавать такой отчет в налоговую инспекцию должны все. Даже если в компании нет сотрудников, в декларации по форме КНД 1110018 просто ставится 0.
Если компания только что создана, отчет о среднесписочной численности полагается сдавать не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образована компания.
Эту отчетность должны подавать все компании без исключения, вне зависимости от организационно-правовой формы и количества персонала. Для тех фирм, где работает менее 100 человек, установлен порядок подачи отчетности на бумажных носителях. Более крупные компании подают декларации по среднесписочной численности через Интернет.
Для этого надо рассчитывать ежемесячную среднесписочную численность, а сумму за все месяцы поделить на 12. Это касается и компаний, отработавших неполный календарный год.
Ежемесячная среднесписочная численность представляет собой сумму данных показателей по работникам на полном дне и по сотрудникам, работающим неполный день. При этом показатель вычисляется на определенную дату. Чаще всего это – последний день отчетного периода.
Об этом подробно сказано в Указаниях, утвержденных приказом Росстата от 28.10.2013 №428:
- сотрудники, проходящие испытательный срок;
- сотрудники, бывшие на больничном на отчетную дату;
- находящиеся на отчетную дату в командировках и отпусках, в том числе за свой счет, учебных отпусках с сохранением зарплаты;
- бывшие в этот день выходными или получившие отгул за работу в праздники и выходные;
- инвалиды и другие лица, которым установлен неполный рабочий день по закону;
- работники, переведенные на неполный день по инициативе работодателя;
- работающие по трудовому договору или на дому.
В среднесписочную численность не включают:
- внешних совместителей;
- военнослужащих и адвокатов;
- сотрудников, направленных на работу за рубеж;
- владельцев данной организации, не получающих зарплату;
- лиц, проходящих в компании профессиональное обучение;
- женщин, находящихся в декретном отпуске;
- абитуриентов или студентов, находящихся в дополнительных отпусках;
- работающих по договорам гражданско-правового характера, а также некоторые другие категории работников.
Для каждого вида расчета по полному или неполному рабочему дню существует своя формула.
Годовая отчетность по среднесписочной численности используется:
- для расчета и уплаты страховых взносов;
- для получения налоговых льгот юридическому лицу;
- для информации о деятельности малых предприятий, предоставляемой в ФНС и органы статистики.
Сейчас никто уже не рассчитывает среднесписочную численность вручную. Для этого существуют разнообразные программы, чаще всего это 1С «Кадры» или другое ПО. Тем не менее подобные расчеты отнимают много времени, и, даже используя компьютер, легко ошибиться в цифрах.
Поэтому многие предприятия сейчас отдают функцию расчета среднесписочной численности работников за год и ежемесячно сторонним организациям, что значительно удобнее и высвобождает кадровые и временные ресурсы для решения стратегических задач.
