Основной нормативный документ, который определяет понятие персонифицированного учета, его цели, регулирует порядок его ведения и подачи сведений в Пенсионный Фонд России, – Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Закон определяет его как организацию и ведение учета каждого застрахованного сотрудника компании по отдельности. Цель учета – реализация прав граждан на получение пенсии.
Застрахованное лицо – это сотрудник компании, заключивший с работодателем трудовой договор или договор гражданско-правового характера.
Страхователь – юридическое лицо (компания, предприятие, индивидуальный предприниматель), перечисляющее страховые взносы в ПФР за каждого сотрудника.
Обязательная сдача отчетов в ПФР начала вводиться в практику с 1995 года.
Закон определяет общие принципы ведения индивидуального учета. Он должен носить федеральный характер, быть единым, обязательным и всеобщим, персональные данные – доступными застрахованным лицам и конфиденциальными для других граждан и организаций, не имеющих к данному процессу отношения.
Работа по ведению персонифицированного учета в компании обычно возлагается на бухгалтерию и/или кадровое подразделение. Для этого следует заполнять несколько форм:
- начисленные и уплаченные страховые взносы (сдается 4 раза в год – за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев и за год);
- опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР;
- опись документов о начисленных и уплаченных взносах и страховом стаже;
- сведения о страховом стаже и начисленных и уплаченных страховых взносах по работникам с неполным стажем, льготами, бывшим за отчетный период на больничном, в отпусках за свой счет, а также для ИП;
- сведения о страховом стаже и начисленных и уплаченных страховых взносах по работникам с непрерывным стажем, с обычными отпусками, а также представить ведомость по уплате страховых взносов.
се направляемые в ПФР документы должны быть скомпонованы и прошиты особым образом, что занимает немало времени. Допущенные ошибки проверяются в ПФР и могут быть возвращены на корректировку. В отдельных случаях за ошибки полагается штраф.
Индивидуальный персонифицированный учет имеет ряд составляющих:
- регистрацию работников в ПФР;
- сбор и обновление сведений о трудовом стаже каждого работника, его заработной плате или полученной им прибыли, о начисленных взносах в ПФР и их оплате;
- информирование застрахованных лиц о состоянии их индивидуальных лицевых счетов;
- расчет и корректировка размера пенсий.
Ведение персонифицированного учета в компании имеет целью выполнить следующие задачи:
- назначение пенсии каждому застрахованному лицу в соответствии с его трудовым стажем и заработной платой;
- предоставление в систему обязательного пенсионного страхования достоверной информации, согласно которой рассчитывается размер пенсионных выплат;
- создание и пополнение единой информационной базы застрахованных лиц во исполнение №27-ФЗ;
- управление администрированием и контроль уплаты страховых взносов;
- расчет макроэкономических показателей, то есть прогноз затрат на пенсионные выплаты;
- упрощение порядка расчета и выплаты пенсий.
В настоящее время множество предпринимателей делегируют полномочия по ведению персонифицированного учета компаниям-аутсорсерам. Эффективность такого метода уже давно доказана на практике
