Если ваше предприятие в процессе хозяйственной деятельности использует легковой, грузовой, специальный транспорт, необходимостью является грамотная организация учета путевых листов, горюче-смазочных материалов. Расход последних, как и маршруты движения автотранспорта, величина пробега, отражается в профильных документах. Отсутствие путевых листов, оформление их с ошибками исключают возможность эффективного учета, списания ГСМ.
Первичные документы, использующиеся современными предприятиями, являются стандартизованными. Форма путевого листа не менялась с 1997 года. Это обусловлено ее универсальностью. Стандартизованные путевые листы обязательны к применению в частных, государственных структурах, располагающих собственным автопарком, даже если количество транспортных средств минимально – 1 единица.
Особенности работы с путевыми документами
Оформление путевых листов должно осуществляться по факту использования транспортных средств на маршрутах. Документы распределяются каждую смену (за исключением обеспечения сотрудников, уходящих в дальние рейсы).
Что касается работы бухгалтера с путевыми листами, здесь следует отметить ряд особенностей:
- Документы, отраженные в учете, отправляются на хранение (срок – 5 лет).
- Внесение изменений в оформленные путевые листы допускается при условии визирования двумя ответственными специалистами.
- Для списания ГСМ по путевому листу к последнему должны быть прикреплены квитанции об оплате соответствующих материалов.
- При использовании для нужд компании личного транспорта сотрудников данные об этом должны отражаться в путевых листах.
Особенности учета путевых листов
Учет путевых листов в компании должен осуществляться в соответствии с регламентом. Последний утверждается соответствующими федеральными нормативными актами.
Выдача путевых листов отображается в путевом журнале. Ведение последнего должно быть непрерывным (при условии постоянного использования транспортных средств для нужд компании). Путевой журнал может дополняться актуальными для конкретного юрлица строками, столбцами. Не допускается только исключение обязательных (утвержденных, стандартных) блоков.
Учет путевых листов может быть автоматизированным. Использование электронной системы учета, специального ПО обеспечивает оптимизацию процесса, минимизацию ошибок при оформлении документов, снижает затраты времени на выдачу путевых листов.
Внешний учет путевых листов – это выгодно
Разгрузить бухгалтерию, оптимизировать учет путевых листов, работу с ними можно не только путем интеграции в действующую электронную систему нового профильного программного обеспечения. Функцию можно передать на аутсорсинг. Это позволит получить дополнительные выгоды.
Во-первых, не придется тратиться на автоматизацию отдельных бизнес-процессов. Оптимизация учета путевых листов становится задачей аутсорсера.
Во-вторых, можно сократить затраты на содержание непродуктивного персонала. Это особенно актуально при необходимости сокращения штата.
В-третьих, можно получить гарантии качества и планомерности учета путевых листов. Их проверка, отражение в учетных программах и т.п. – теперь забота профильного внешнего исполнителя. Он несет за качество работы полную юридическую ответственность.
