Система документооборота на предприятиях и в организациях может быть разной. Одни бизнес-структуры используют традиционную схему, другие переходят на электронный документооборот. Последний имеет ряд преимуществ.
Электронная система делопроизводства максимально удобна. Она позволяет оптимизировать ресурсозатраты и обеспечить надежность передачи, хранения информации. Как и стандартная система, электронная имеет ряд особенностей. Прежде всего, она отличается комплексностью. Переход на электронный документооборот может являться частью такой программы, как автоматизация предприятия. Система предусматривает организацию и контроль всего цикла движения документа от его создания или получения до хранения. Последнюю задачу эффективно позволяет решить электронный архив.
Часто при организации системы движения документов на объекте специалистам приходится сталкиваться с подменой понятий делопроизводства и документооборота. Они не идентичны. По сути, документооборот является одной из задач делопроизводства. Последнее принято понимать как отрасль деятельности, которая обеспечивает организацию работы с официальными документами и документирование.
Документооборот представляет собой движение документов в отдельно взятой компании, в секторе экономики или отрасли деятельности. Его цикл начинается созданием документа, заканчивается направлением его на хранение в архив или уничтожением в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Современная система электронного документооборота позволяет автоматизировать делопроизводство на предприятии. Базовым понятием, объектом в ней является документ. Он представляет собой основную «единицу информации» в СЭД.
Система обеспечивает возможность автоматизации и оптимизации фундаментальных операций делопроизводства. Это создание, движение, аудит, хранение документов. Также в фокусе находится выполнение бизнес-процессов, регламентируемых этими документами.
Специфика работы СЭД заключается в организации эффективного управления документооборотом. На предприятии, где внедрена технология, отсутствуют обычные распоряжения, приказы, отчеты и т.п. Вместо них используются документы, содержащие указанные формы. Каждый документ имеет идентификационную карту. Она определяет допуски и ограничения к просмотру, редактированию документа.
Еще одной особенностью СЭД является создание целостного информационного поля организации. Документы в системе являются связанными друг с другом. Это обусловливает эффективность управления процессами, обеспечивает возможность решения множества задач с минимальными затратами времени на поиск и обработку информации.
Электронный документооборот используется не только как замкнутая система учета и контроля документов. Он существенно упрощает процессы коммуникации субъектов предпринимательской деятельности с контролирующими организациями. Так, сегодня активно используется электронная сдача отчетности. Формирование отчетов осуществляется в соответствии с актуальными нормами и требованиями ИФНС, ПФ и т.д.
Форма электронный отчетности может быть заполнена налогоплательщиком самостоятельно (с использованием собственных профильных кадровых ресурсов). Если это не представляется возможным, решение отчетных задач можно передать на внешнее управление. В том и другом случае для заверения документов используется электронная подпись. Получить ее, а также организовать ЭДО вам помогут эксперты «ПрофБизнесУчет».
